Penyebab Kegagalan Manajemen Proyek TI dan Kemungkinan Solusi

Proyek pada dasarnya tidak sistemik. Mereka tidak melibatkan kerja dan proses yang berulang. Setiap proyek adalah unik dan melibatkan pemain tim yang luas. Mereka memiliki jadwal awal dan akhir yang tetap. Ini membuat manajemen dan sistemisasi menjadi lebih menantang. Tantangan-tantangan ini biasanya mengelilingi proyek yang tidak diselesaikan dalam waktu yang dijadwalkan, melebihi anggaran dan keluar dari ruang lingkup. Berbagai masalah menyebabkan kegagalan proyek TI.

Di sini kita akan fokus pada beberapa penyebab utama yang menyebabkan kegagalan proyek TI dan mencoba memberikan solusi kepada mereka.

Ketidakmampuan untuk mendapatkan informasi tepat waktu: Dalam lingkungan yang serba cepat, manajer proyek mungkin tidak dapat memperbarui jadwal karena ia mungkin sibuk dengan mengelola masalah terkait proyek lain dan alokasi sumber daya. Sumber daya juga dibagi di beberapa proyek. Semua ini mengarah pada pembaruan jadwal tugas yang tidak lengkap. Eksekutif tidak memiliki visibilitas dari seluruh proyek perusahaan. Mereka juga tidak dapat melihat jadwal secara real-time atau melihat laporan proyek. Ini membuat manajemen tidak mampu mengarahkan kembali upaya atau pembatalan hal-hal serba salah. Bahkan anggota tim tidak menyadari tugas harian atau prioritas tugas jika terlibat dalam beberapa proyek. Ketidakmampuan untuk mendapatkan informasi yang paling dibutuhkan pada waktu yang tepat oleh semua pemangku kepentingan (manajer, manajemen dan anggota tim) menyebabkan kebingungan dan buruknya visibilitas prioritas proyek. (1)

Alokasi sumber daya dan dukungan tim yang buruk: Jika manajer proyek yang dialokasikan untuk menangani proyek tidak memiliki tingkat kompetensi yang tepat yang diperlukan untuk menangani proyek, itu rawan bencana. Manajer proyek dipilih berdasarkan ketersediaan mereka. Kurangnya dukungan yang memadai dari semua departemen juga dapat menyebabkan kegagalan proyek. Dukungan tim sangat penting untuk penyelesaian proyek. Ketidakmampuan manajer untuk menetapkan alokasi tugas, penghargaan pribadi, evaluasi kontribusi pribadi, dan sinkronisasi tujuan (tim dan tujuan proyek) dapat menyebabkan kolaborasi yang buruk untuk keberhasilan proyek. (2)

Persyaratan proyek yang buruk: Menggunakan teknik pengumpulan kebutuhan yang buruk dapat mengacaukan proyek. Teknik pengumpulan kebutuhan termasuk elisitasi kebutuhan melalui kasus penggunaan, laporan, antarmuka, spesifikasi desain layar pengguna, dll. Ada berbagai detail yang harus diambil dalam proses tahap analisis kebutuhan. Analisis kebutuhan yang buruk juga dapat menyebabkan proyek merayap di masa depan yang menyebabkan pembengkakan biaya dan waktu. Teknik analisis kebutuhan harus cukup kuat untuk scoping proyek dan pencegahan keterlambatan. Tidak mengumpulkan kumpulan rincian yang benar dapat menyebabkan kegagalan.

Jadwal pengiriman yang tidak realistis dapat lebih mengarah pada kebutuhan yang buruk. Bertujuan untuk melakukan perubahan berlebihan dalam rentang waktu yang singkat, daripada jadwal yang realistis untuk pengiriman kecil dan berulang, dapat mengacaukan proyek juga. (3)

Oleh karena itu, alih-alih kehilangan tenggat waktu dengan memberikan jadwal pengiriman yang terlalu optimis, yang terbaik adalah menyediakan ruang untuk penyangga dan memberikan waktu tambahan untuk menangani masalah menit-menit terakhir.

Komunikasi yang Tidak Tepat: Komunikasi sangat penting untuk keberhasilan proyek. Kurangnya pertemuan dan komunikasi yang tepat antara berbagai anggota tim dapat menyebabkan pemeliharaan jadwal yang buruk dan tidak dapat menjaga para pemangku kepentingan pada halaman yang sama. Ini dapat menyebabkan disorientasi sasaran. Komunikasi reguler memastikan tujuan tim dan sasaran proyek disinkronkan satu sama lain. Umumnya, email adalah norma untuk menjaga komunikasi antara berbagai pemangku kepentingan. Sering kali, semua anggota tidak tercakup dalam loop informasi atau kehilangan sepotong informasi karena banyaknya berbagi informasi yang terlibat. Waktu berharga juga hilang ketika anggota tim memilah-milah tumpukan email.

Solusi yang Mungkin

1. Lokasi lokasi proyek yang terpusat dan terlihat memungkinkan semua pemangku kepentingan utama untuk melihat jadwal proyek (baik dalam folder jaringan atau solusi ekstranet yang memiliki hak akses hak akses). Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek perusahaan dapat berguna untuk tujuan ini. Ini memungkinkan mengelola proyek dalam satu database sehingga anggota tim dapat mengakses basis data dari jarak jauh jika perangkat lunak manajemen proyek berbasis web. (4)

2. Para analis bisnis harus dilatih dengan baik untuk dapat melakukan analisis kebutuhan yang benar. (5)

Sangat penting untuk memiliki tujuan yang jelas untuk proyek-proyek untuk mencegah perubahan ruang lingkup di masa depan. Analisis kebutuhan yang baik dapat mengarah pada ruang lingkup proyek yang terdefinisi dengan baik. Pemantauan proyek lebih lanjut diperlukan untuk memastikan bahwa tim berada dalam ruang lingkup. Jika creep proyek terjadi, permintaan perubahan harus dianalisis untuk memberikan perkiraan jadwal dan biaya baru. Harus ada sistem di tempat yang mendukung dan melacak perubahan ruang lingkup Ini juga membantu dalam mengaudit kinerja sebelum dan setelah penyelesaian proyek.

3. Manajer proyek dengan set kompetensi yang benar harus ditugaskan ke proyek. Sejak awal, dia harus merangkul seluruh tim untuk mendiskusikan detail proyek dan kepentingannya. Diskusi harus berpusat di sekitar tujuan proyek, kontribusi individu, mekanisme evaluasi, dan penghargaan pribadi pada keberhasilan proyek. Fokus PM harus menyinkronkan tujuan individu dan proyek.

4. Saluran komunikasi terpusat harus dibentuk untuk memfasilitasi komunikasi antara berbagai pemangku kepentingan. Sistem berbasis web atau perangkat lunak pertemuan dapat digunakan untuk tujuan ini untuk komunikasi tugas terkait proyek. Perangkat lunak ini dapat memposting semua informasi penting terkait proyek di satu lokasi. Komunikasi terpusat sangat membantu bagi klien yang mencoba menyelesaikan pertanyaan dan masalah mengenai proyek – tujuan, ruang lingkup, langkah-langkah penting yang dicapai dll. (6)

5. Itu selalu baik untuk menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi manajemen proyek dan penanganan, tetapi pilihan perangkat lunak juga penting. Semua anggota tim harus nyaman menggunakannya. Oleh karena itu, pelatihan yang efektif harus diberikan untuk memastikan penggunaan yang tepat dari perangkat lunak manajemen proyek.

Referensi

(3) Keterampilan-Proyek. "Atas 7 Alasan Kegagalan Manajemen Proyek." 2014. Situs Web Keterampilan-Proyek. 26 Februari 2015

(2, 5) Schiff, Jennifer L. "12 Kesalahan Umum Manajemen Proyek – dan Cara Menghindari Mereka." 26 September 212. Situs Web CIO. 26 Februari 2015

(1,4,6) West, Cynthia, K. "Empat Alasan Umum Mengapa Proyek Gagal." Situs Wawasan Proyek. 26 Februari 2015

Perangkat Lunak Toko Kenyamanan – Penjadwalan Karyawan dan Manajemen Tenaga Kerja

Berikut ini skenario umum di banyak toserba: Manajer c-store menghabiskan berjam-jam membuat jadwal kerja staf. Manajer perlu mempertimbangkan sejumlah besar faktor – ketersediaan karyawan, senioritas staf, permintaan cuti, usia staf dan sertifikasi, pertukaran swap, kebutuhan cakupan 24/7, dan periode sibuk atau lambat di toko. Kemudian, jadwal kerja harus dikomunikasikan kepada semua karyawan – email massal, atau diposting di dinding. Ketika seorang karyawan jatuh sakit, meminta waktu istirahat, atau tidak ada acara, maka jadwal harus diperbaiki dan didistribusikan kembali ke karyawan.

Proses ini terjadi setiap minggu, dan rumit, memakan waktu, dan umumnya merupakan rasa sakit kerajaan dengan sistem tradisional seperti Microsoft Excel atau pena-dan-kertas. Sayangnya, itu juga penting. Lebih dari staf toko Anda akan mengurangi keuntungan – Anda akan kehilangan uang. Di bawah staf toko Anda tidak akan memungkinkan Anda untuk memenuhi permintaan pelanggan, dan pelanggan akan pergi – Anda akan mengurangi keuntungan.

Untungnya, perangkat lunak manajemen tenaga kerja dapat secara drastis meningkatkan proses penjadwalan sambil meningkatkan laba di toserba Anda. Waktu penjadwalan dapat dikurangi dari jam ke detik. Dan sistem manajemen tenaga kerja memberi Anda alat tambahan yang diperlukan untuk menyempurnakan tenaga kerja Anda dan mengurangi biaya tenaga kerja dengan kontrol waktu dan kehadiran.

Beberapa kemampuan manajemen tenaga kerja dapat mencakup (jika dilengkapi dengan modul penjadwalan karyawan dan modul manajemen kehadiran):
– Jadwal kerja karyawan dapat dibangun untuk satu atau banyak lokasi dalam hitungan detik.
– Staf dan manajemen dapat mencatat ketersediaan karyawan, permintaan waktu istirahat, dan informasi penting lainnya tentang anggota staf.
– Menyetujui dan mengekspor pembayaran gaji ke banyak penyedia pembayaran populer – seperti Quickbooks, SurePayroll, ADP, Paychex, dan CompuPay – dengan satu klik.
– Memberitahu anggota staf langsung dari perubahan jadwal atau jadwal yang baru dibuat melalui email atau pesan teks – menghapus semua kebingungan karyawan dan melewatkan shift sambil mengurangi omset.
– Tegakkan jadwal karyawan dengan menghentikan jam masuk awal dan selisih jam akhir – segera tingkatkan keuntungan.
– Memantau karyawan dari jarak jauh – menggunakan web, Facebook, atau ponsel.
– Menyediakan akses jarak jauh bagi karyawan untuk melihat jadwal, meninjau kartu waktu, meminta waktu istirahat, mengubah ketersediaan, bertukar shift dengan anggota staf lain, dan menerima peringatan jadwal harian melalui email atau pesan teks.

Perangkat lunak penjadwalan dapat membuat jadwal kerja karyawan cepat di toserba Anda – meskipun jauh lebih banyak daripada penciptaan jadwal kerja.

Beberapa sistem manajemen tenaga kerja juga dapat melakukan optimasi tenaga kerja dan analisis profitabilitas untuk c-store, misalnya:
– Jadwalkan karyawan dengan keterampilan terkuat selama waktu tersibuk di bisnis Anda, secara otomatis jika dilengkapi dengan sistem penjadwalan otomatis.
– Memberi tahu Anda tentang potensi kekurangan tenaga kerja untuk bisnis c-store Anda.
– Pantau biaya tenaga kerja Anda – secara real time di komputer, Facebook, iPhone, atau Blackberry.
– Lebih dari empat puluh laporan tenaga kerja untuk memantau biaya tenaga kerja, dan meninjau tren jadwal.
– Kurangi omset Anda – gunakan staf Anda saat ini dengan lebih efisien.
– Buat skenario "apa-jika" untuk memvisualisasikan perubahan kepegawaian – tanpa kehilangan jadwal awal Anda.
– Meningkatkan laba toko hingga 3-5% di setiap lokasi.

Sistem manajemen tenaga kerja dapat menyediakan toko Anda dengan keuntungan yang meningkat dan perputaran yang berkurang, sambil menjaga semangat staf dan manajer selalu tinggi. Jika saat ini Anda tidak menggunakan sistem manajemen tenaga kerja atau penjadwalan karyawan, cobalah hari ini!

 Perangkat Lunak Jadwal Sekolah Musik untuk Manajemen Kelas yang Lebih Baik

Ajarkan dengan penuh semangat; mengelola kelas musik Anda dengan belas kasih.

Apakah Anda seorang guru musik dan manajer studio pada saat yang bersamaan? Apakah Anda mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas-tugas Anda karena Anda tampak sibuk menyelesaikan semua operasi yang diperlukan? Nah, baca terus dan alami keuntungannya seperti perangkat lunak jadwal sekolah musik dapat membawa studio musik Anda.

Mengajar siswa tampaknya menjadi pengalaman mengajar yang paling berharga namun menantang di antara yang lain. Ini membutuhkan satu ons kesabaran, kreativitas, animasi, dan inovasi. Pendidik dan instruktur musik harus dilengkapi dengan pengetahuan, keterampilan, pengalaman, dan sumber daya yang sempurna dalam mengajarkan musik yang dianggap sebagai alat yang berguna untuk menjadi guru yang efektif dan efisien.

Dalam beberapa perangkat lunak jadwal sekolah musik, guru musik dan manajer studio dapat menikmati kemudahan dan kemudahan yang dapat dibawa. Rekan guru musik, personel lain dan siswa akan sangat menghargai masukan yang dapat Anda peroleh dari teknologi ini.

Pada catatan pribadi, saya ingin berbagi dengan Anda beberapa kiat praktis dan berguna yang saya peroleh dari perangkat lunak jadwal sekolah musik saya sendiri. Berikut adalah beberapa kiat pengelolaan kelas kreatif, inovatif, dan efektif yang dapat kami gunakan di kelas:

Integrasikan teknologi dalam strategi pengajaran Anda. Siswa dalam pendidikan musik pasti akan bosan dan tidak tertarik dengan metode pengajaran tradisional. Sebagai guru, kami diharapkan untuk menjadi yang terbaik setiap kali kami menghadapi siswa kami dan memiliki kelas. Kita harus kreatif dan artistik; menggunakan animasi dan inovasi sebagai alat yang efektif dalam mengajar musik adalah praktik yang baik. Siswa kemudian akan menantikan kegiatan Anda setiap pertemuan, merasa lebih bersemangat untuk menghadiri kelas dan berpartisipasi dalam setiap kegiatan, dan menjadi lebih termotivasi dan terinspirasi dalam mencapai keunggulan akademik.

Mempromosikan pembelajaran kooperatif. Pendekatan ini mengatur kegiatan kelas ke dalam pengalaman belajar akademis dan sosial. Siswa harus bekerja dalam kelompok untuk menyelesaikan dua set tugas secara kolektif. Semua orang berhasil ketika grup berhasil. Ingat untuk membuat semua siswa terlibat secara aktif – membuat setiap orang bertanggung jawab untuk setiap tujuan. Beberapa manfaat dari strategi ini termasuk harga diri yang lebih tinggi, pencapaian dan retensi informasi akademik. Mempromosikan komunikasi lisan dan keterampilan sosial siswa, pembelajaran kooperatif juga meningkatkan kepuasan siswa dengan pengalaman belajar mereka.

Konsisten. Salah satu hal terburuk yang dapat Anda lakukan sebagai guru adalah tidak menegakkan aturan Anda secara konsisten. Jika suatu hari Anda mengabaikan perilaku buruk dan hari berikutnya Anda melompat pada seseorang untuk pelanggaran terkecil, siswa Anda akan kehilangan rasa hormat terhadap Anda. Murid Anda memiliki hak untuk mengharapkan Anda pada dasarnya sama setiap hari. Jadi, ingatlah bahwa tidak ada ruang untuk perubahan suasana hati, kesukaan, dan bias. Setelah Anda kehilangan rasa hormat siswa, Anda juga kehilangan perhatian dan keinginan untuk menyenangkan Anda.

Profesionalisme harus diperhatikan setiap saat. Hindari kesalahpahaman dan konfrontasi di depan umum atau di depan kelas. Tentunya, sebagai seorang guru, Anda perlu menjaga ketertiban dan disiplin di kelas Anda. Namun, jauh lebih baik untuk menangani masalah disiplin secara pribadi daripada mempermalukan atau mengasimilasikan siswa Anda di depan teman-teman mereka. Ini bukan ide yang baik untuk membuat contoh dari masalah disiplin. Ambillah konflik dan masalah di luar kelas. Ingat bahwa meskipun siswa lain mungkin mengerti maksudnya, Anda mungkin telah kehilangan kesempatan untuk benar-benar mengajarkan apa yang perlu mereka ketahui di kelas Anda.

Kiat-kiat ini hanyalah beberapa dari banyak cara yang mungkin untuk mencapai studio musik atau kelas yang dikelola dengan baik. Jadi, mari kita tetap termotivasi, berdedikasi, dan terinspirasi – menghargai kegembiraan dan kemuliaan profesi ini. Temukan perangkat lunak jadwal sekolah musik kami sendiri hari ini dan lihat bagaimana Anda dapat membawa pengalaman mengajar dan manajemen studio Anda ke tingkat yang lebih tinggi. Semoga berhasil!

Manajemen Waktu dan Pentingnya suatu Jadwal

Kita semua akrab dengan konsep "waktu", tetapi ketika Anda menambahkan kata "manajemen" di belakangnya, hal-hal bisa menjadi sedikit berawan. Sederhananya, manajemen waktu adalah proses mengatur waktu Anda. Orang dapat membuat ini lebih membingungkan dan lebih sulit daripada yang seharusnya ketika mereka mencoba terlalu teknis dan mulai membuat "peta waktu" dan diagram alur.

Ketika datang ke sana, itu jauh lebih sederhana dari itu. Kita semua memiliki dua puluh empat jam setiap hari. Dengan mempraktekkan strategi manajemen waktu, kami memutuskan bagaimana menggunakan jam-jam itu untuk menyelesaikan semua tugas yang kami miliki di daftar tugas kami.

Memiliki jadwal adalah bagian mendasar dari manajemen waktu. Anda dapat membayangkan jadwal Anda sebagai peta jalan. Ini memberikan informasi penting tentang ke mana Anda pergi dan bagaimana Anda bisa sampai di sana. Tanpa itu, Anda mungkin salah belok di suatu tempat dan menemukan diri Anda tersesat. Begitu seseorang tersesat, mungkin perlu beberapa waktu sebelum mereka kembali ke jalurnya, dan mereka biasanya tiba di tempat tujuan mereka sedikit lebih lama dari yang mereka inginkan.

Ketika Anda memiliki jadwal, Anda dapat melihatnya dan melihat apa yang perlu Anda lakukan setiap hari. Anda akan tahu jika Anda berada di jalur, dan jika Anda tidak, apa yang perlu Anda lakukan untuk kembali ke jalur.

Cara Membuat Jadwal

Salah satu hal pertama yang harus dilakukan ketika membuat jadwal adalah menuliskan semua hal yang harus Anda lakukan di selembar kertas. Beberapa orang menyimpan jadwal kerja dan keluarga terpisah, dan jika Anda memutuskan bahwa itu akan bekerja paling baik untuk Anda, Anda dapat membagi tugas-tugas itu nanti. Untuk saat ini, cukup tulis segala sesuatu yang perlu dilakukan secara bulanan, mingguan, dan harian.

Setelah Anda menuliskan semuanya dan di depan Anda, inilah saatnya untuk mulai memilah antara tema-tema umum. Anda dapat melakukan ini dengan menetapkan warna stabilo untuk setiap tema (seperti keluarga, pekerjaan, harian, bulanan, mingguan) atau dengan mengambil selembar kertas lain dan menulis kolom-kolom di atasnya, dan menulis ulang semua tugas ke kolom yang sesuai.

Sekarang setelah Anda menyelesaikan semua tugas Anda, coba berikan perkiraan waktu untuk masing-masing tugas. Anda bahkan mungkin ingin mengatur waktu sendiri selama satu atau dua minggu untuk tugas-tugas ini, karena Anda mungkin sangat terkejut dengan berapa lama waktu yang diperlukan.

Misalnya, Anda mungkin berpikir hanya butuh 45 menit untuk pergi ke toko kelontong, tetapi dalam kenyataannya bisa memakan waktu satu jam dan 15 menit. Anda mungkin berpikir hanya butuh 15 menit untuk berlari ke sekolah dan menjemput anak-anak, tetapi mungkin menemukan itu sebenarnya membutuhkan waktu 25 menit.

Dalam banyak kasus, orang-orang meremehkan waktu yang diperlukan untuk melakukan sesuatu, dan ini adalah salah satu alasan mengapa mereka merasa tidak cukup dilakukan. Dengan mengatur waktu sendiri, Anda akan mendapatkan gambaran visual tentang waktu Anda. Ketika Anda melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin Anda, Anda akan dapat melihat berapa banyak hal yang dapat Anda pas ke dalam hari yang normal. Anda tidak akan terus-menerus berusaha mendorong diri Anda untuk berbuat lebih banyak.

Setelah Anda menuliskan tugas dan memperkirakan waktu yang diperlukan untuk mencapainya, Anda dapat mulai merencanakan jadwal Anda. Beberapa orang suka memiliki jadwal harian yang sangat terorganisir dengan tugas-tugas tertentu yang ditugaskan untuk waktu-waktu tertentu dan yang lain lebih suka menjaga jadwal mingguan yang lebih fleksibel.

 Bagaimana Jadwal Untuk Manajemen Waktu Yang Lebih Baik

Penjadwalan paling baik dilakukan bila dilakukan secara teratur; misalnya, pada awal minggu atau bulan. Ketika Anda menjadwalkan kegiatan Anda, Anda mungkin ingin mengikuti beberapa langkah yang akan berfungsi sebagai petunjuk berguna untuk membantu Anda menjadi terorganisir:

Mulailah perencana Anda dengan menentukan jadwal dan jumlah waktu yang akan Anda berikan untuk tugas tersebut. Tentu saja ini akan bervariasi dengan jenis dan persyaratan untuk tugas dan dengan tujuan dan sasaran yang telah Anda tetapkan.

Setelah itu, Anda perlu mengidentifikasi tindakan dan langkah-langkah yang diperlukan yang menurut Anda akan Anda butuhkan untuk penyelesaian tugas yang berhasil. Pencacahan tindakan dan langkah ini akan berfungsi sebagai panduan yang digariskan untuk Anda sehingga ketika Anda sudah mengerjakan tugas, Anda tidak akan benar-benar tersesat dan bingung tentang apa yang akan Anda lakukan selanjutnya. Selain itu, garis besar langkah dan tindakan ini akan membantu Anda bekerja dengan nyaman.

Salah satu ciri persiapan jadwal yang baik adalah kualitasnya yang fleksibel. Setelah Anda selesai menguraikan langkah-langkah dan tindakan, periksa daftar tugas Anda dan buat penyesuaian yang diperlukan jika menurut Anda itu perlu. Anda dapat menambahkan lebih banyak waktu untuk satu tugas atau melepas sejumlah kecil darinya. Anda dapat mengubah tanggal yang telah Anda identifikasi dan seterusnya, sesuai dengan kebutuhan Anda.

Lebih penting lagi, jangan lupa untuk menjadwalkan dalam tugas yang lebih besar, tak terelakkan dan paling penting terlebih dahulu. Mereka harus ditempatkan di urutan teratas dari daftar tugas Anda dan tugas-tugas yang kurang penting harus mengikuti. Pengaturan ini akan membantu Anda mengalami lebih sedikit stres saat Anda mengerjakan tugas karena Anda akan mulai dengan cara yang benar. Ketika Anda mengerjakan tugas yang paling penting hingga yang kurang penting, Anda akan melihat peningkatan kepuasan, kebanggaan, dan kepuasan saat Anda menuruni tangga; yaitu, saat Anda mencapai hal-hal dalam daftar Anda yang dipersiapkan dengan baik.

Namun, jangan lupa sediakan waktu untuk interupsi dan keadaan darurat. Anda tidak akan diberitahu ketika kasus-kasus darurat atau perselisihan akan muncul sehingga Anda lebih baik memperkirakan beberapa ruang dalam jadwal Anda. Jadi, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah mempersiapkannya terutama jika Anda memiliki pekerjaan yang tidak dapat diprediksi di mana keadaan yang tidak terduga muncul. Dengan menunjukkan waktu untuk menahan diri seperti itu, Anda dan jadwal Anda dapat memenuhi kebutuhan waktu dan menanggapi mereka saat mereka muncul. Anda menyebut waktu semacam ini dalam jadwal Anda sebagai "waktu kontingensi."

Kemudian, setelah menunjukkan waktu kontingensi apa yang tersisa adalah waktu kerja, waktu yang telah Anda tetapkan untuk mengerjakan tugas dan memenuhi prioritas dan tujuan Anda.

Terakhir, berikan jadwal Anda tinjauan terakhir dengan melakukannya secara menyeluruh. Periksa tujuan, prioritas, dan waktu yang Anda tentukan. Jika Anda tidak puas maka perbaiki dan sesuaikan. Jika Anda sudah puas, maka Anda sekarang memiliki jadwal untuk diikuti.

Manajemen Properti Komersial – Jadwal Tenancy Tips Alat dan Taktik

Jadwal sewa adalah alat pilihan untuk manajer properti atau manajer penyewaan dalam investasi properti komersial atau ritel. Ini adalah jadwal sewa yang akan membuat manajer properti untuk melakukan tugas pada acara dan tanggal yang akan datang.

Seringkali Anda menemukan bahwa jadwal sewa tidak up to date, jadi jika ada yang memberi Anda dokumen seperti itu, perlakukan dengan hati-hati yang pantas, dan periksa sepenuhnya sebelum Anda bertindak atas informasi yang terkandung di dalamnya.

Jadi, katakanlah Anda memiliki jadwal penyewaan yang besar yang Anda tahu benar-benar akurat. Saya mendapat banyak pertanyaan tentang apa yang ingin saya lihat dalam jadwal penyewaan. Berikut adalah prioritas utama saya:

  • Detail nama penyewa, sewa, dan detail kontak lengkap untuk keadaan darurat
  • Tenancy identifier atau referensi suite yang berasal dari rencana properti
  • Area persewaan dalam m2 atau ft2 (tergantung pada unit pengukuran Anda)
  • % Dari area penyewa ke area yang disewakan bersih gedung
  • $ Sewa per tahun, per bulan, dan per unit pengukuran (m2 atau ft2)
  • Tanggal mulai sewa
  • Sewa tanggal mulai
  • Sewa tanggal akhir
  • Jangka waktu sewa
  • Opsi jangka waktu sewa
  • Tanggal ulang tahun dan pengingat untuk ulasan sewa, opsi, kedaluwarsa, perpanjangan, renovasi, dan kewajiban yang baik
  • Pengeluaran biaya untuk masing-masing penyewa atas dasar daerah dan biaya bulanan
  • Pengeluaran anggaran untuk gedung
  • Pengembalian biaya total untuk properti berdasarkan mata uang dan%
  • Jenis pengeluaran yang akan dibebankan kepada penyewa
  • Kewajiban asuransi penyewa
  • Rincian jaminan sewa atau obligasi yang dimiliki
  • Ketentuan untuk tanggal-tanggal kritis yang berkaitan dengan istilah atau kondisi sewa yang penting
  • Detail kewajiban pemeliharaan para penyewa

Daftar ini tidak terbatas dan Anda dapat menambahkan prioritas ekstra Anda sendiri, namun saya akan memastikan bahwa itu benar-benar benar dan mempertahankannya ke tingkat akurasi tertinggi. Ketika Anda melakukan ini, Anda dapat tetap di atas peristiwa penting yang akan datang yang akan berdampak pada hunian atau penyewaan properti.

Sementara Anda dapat membeli program perangkat lunak 'off the shelf' yang menampilkan informasi di atas, itu bisa sangat mahal bagi para manajer properti komersial dan ritel yang pertama kali memasuki jenis properti ini. Alternatifnya adalah membuat lembar spread sederhana yang berisi data; dengan mengatakan itu, penting bahwa Anda harus berhati-hati untuk mempertahankan spread sheet yang Anda buat. Kesalahan apa pun dalam jadwal sewa dapat menghancurkan tuan tanah Anda, bisnis Anda, penyewa Anda, reputasi Anda, dan properti. Akurasi adalah yang terpenting.

Mengubah Definisi Manajemen Perubahan

Definisi manajemen perubahan saat ini sangat lemah dan sulit didefinisikan. Mari kita lihat bagaimana Wikipedia melaporkan definisi tersebut.

Manajemen perubahan adalah pendekatan terstruktur untuk transisi individu, tim, dan organisasi dari keadaan saat ini ke keadaan masa depan yang diinginkan. Definisi saat ini mencakup proses dan model organisasi dan individu yang bersama-sama digunakan untuk mengelola sisi orang dari perubahan.(Wikipedia)

Berbagai definisi termasuk komponen yang serupa, seperti:

  • Pendekatan terstruktur
  • Termasuk seperangkat alat dan proses
  • Untuk mengelola sisi perubahan orang

Saya menemukan definisi ini terlalu lunak. Dapatkah Anda membayangkan mencoba berbicara dengan sekelompok insinyur teknologi tinggi atau ilmuwan dengan memimpin dengan definisi ini? Mereka akan memecat Anda lebih cepat daripada seorang profesor yang ingin kembali ke penelitian mereka. Sebagai hasilnya, saya mengajukan definisi baru.

Manajemen Perubahan adalah …

Seni dan ilmu pengetahuan mengetahui cara menyelesaikan sesuatu dalam suatu organisasi.

Disiplin yang menuntut kesadaran emosional, kejelasan organisasi, dan pemahaman tentang ilmu perubahan.

Lihat artikelnya [http://www.cio.com/article/24975/Change_Management_Understanding_the_Science_of_Change], "Memahami Ilmu Perubahan" oleh Christopher Koch. Ketika studi dan disiplin manajemen perubahan berevolusi, kita harus melihat ke penelitian teman-teman neuroscience kita. Mereka telah menemukan dan terus menemukan bagaimana otak merespon perubahan dan itu benar-benar mempesona! Kami sebenarnya sulit untuk menolak perubahan. Dibutuhkan otak kita lebih banyak energi untuk menanggapi perubahan dan dari perspektif neurologis, kami mencoba untuk menghindari perubahan. Kami dapat membantu memfasilitasi perubahan dengan membantu orang-orang membuat koneksi baru dan memulai proses pengkabelan-keras dan mengintegrasikan perubahan ke dalam perilaku psikologis. Sangat keren.